RuangMail
Migration Tool
Panduan migrasi email lama ke akun RuangMail
Ikuti panduan ini untuk menyiapkan migrasi pesan, kontak, dan kalender dengan langkah yang aman. Untuk domain yang masih aktif di provider lama, gunakan akun email sementara dari admin RuangMail sebagai penampung migrasi.
Wajib sebelum migrasi
Hubungi admin agar dibuatkan akun penampung sementara.
- Jangan verifikasi domain utama saat email lama masih aktif.
- Jangan membuat mailbox final domain client sebelum cutover.
- Gunakan akun sementara dari admin sebagai tujuan migrasi.
- Gunakan mode background untuk mailbox besar.
Ilustrasi flow
Alur aman sebelum mailbox final dibuat
Data disalin dari email lama ke akun sementara RuangMail lebih dulu. Setelah data aman, admin membantu cutover domain dan penyalinan ke akun utama.
Akun sementara
Gunakan penampung sebelum domain dicutover
Jika domain masih menerima email di provider lama, admin RuangMail perlu membuat akun sementara lebih dulu. Contohnya, email lama [email protected] bisa dimigrasikan ke akun sementara seperti [email protected]. Setelah data aman, baru lanjut ke proses cutover domain dan mailbox final.
1. Provider lama tetap aktif
MX, SPF, DKIM, DMARC, dan verifikasi domain utama tidak diubah dulu.
2. Migrasi ke akun sementara
Data email lama disalin ke akun penampung yang dibuat admin RuangMail.
3. Cutover setelah aman
Admin membantu verifikasi domain, membuat mailbox final, dan menyalin data dari penampung.
Persiapan
Siapkan akses sebelum mulai
Migrasi paling lancar ketika akses akun dan setting provider lama sudah siap. Gunakan checklist ini sebelum melakukan test koneksi.
Akun email sementara dari admin RuangMail untuk menampung hasil migrasi.
Email lama, password email lama, dan akses IMAP aktif dari provider lama.
Jangan verifikasi domain utama atau membuat mailbox final jika email lama masih aktif di provider sebelumnya.
Daftar folder penting yang ingin disalin, termasuk folder arsip atau sent.
Perkiraan ukuran mailbox supaya mode realtime atau background bisa dipilih dengan tepat.
Alur kerja
Urutan proses migrasi
Hubungi admin RuangMail
Minta akun email sementara sebagai penampung migrasi. Jangan verifikasi domain utama dulu jika email lama masih berjalan di provider sebelumnya.
Masuk dengan akun sementara
Gunakan email dan password akun sementara dari admin RuangMail. Akun ini menjadi tujuan awal untuk menampung data lama.
Hubungkan email lama
Masukkan alamat email lama, password, host IMAP, port, dan jenis enkripsi. Jika provider umum dikenali, sebagian setting akan diisi otomatis.
Pilih data yang disalin
Pilih email, kontak, kalender, atau semuanya. Urutan prioritas bisa diatur agar data paling penting diproses lebih dulu.
Pantau proses
Progres akan tampil per scope data. Untuk mailbox besar, proses bisa berjalan di background sehingga browser tidak perlu tetap terbuka.
Baca ringkasan
Setelah selesai, cek jumlah item berhasil, gagal, parsial, dan log masalah jika ada data yang perlu ditindaklanjuti.
Lanjutkan cutover dengan admin
Setelah data aman, admin akan membantu verifikasi domain, membuat mailbox final, dan menyalin data dari akun sementara ke akun final.
Cakupan data
Data yang bisa disalin
Menyalin pesan antar-folder melalui koneksi IMAP terenkripsi. Folder sumber dibaca tanpa menghapus email lama.
Kontak
Membaca kontak lama melalui CardDAV atau file vCard jika provider mendukung akses tersebut.
Kalender
Membaca event kalender melalui CalDAV atau iCal. Event yang gagal diproses akan masuk ke log masalah.
Mode
Pilih realtime atau background
Realtime
Cocok untuk migrasi kecil atau saat Anda ingin melihat progres langsung di halaman yang sama.
Gunakan saat mailbox relatif ringan.
Background
Cocok untuk mailbox besar. Proses tetap berjalan di server, dan hasil akhirnya bisa dicek dari History.
Gunakan saat data banyak atau koneksi lama tidak stabil.
Keamanan
Cara data dan akses dijaga
Password digunakan untuk verifikasi dan proses migrasi, bukan untuk disimpan di database.
Session login memakai cookie HttpOnly agar tidak bisa dibaca dari JavaScript browser.
Koneksi ke mailbox wajib memakai SSL/TLS atau STARTTLS.
Detail server tujuan RuangMail tetap berada di sisi server dan tidak ditampilkan ke browser.
Troubleshooting
Jika ada kendala
Login akun sementara gagal
Pastikan email dan password akun sementara dari admin benar. Jika baru mengganti password, coba login ulang dengan password terbaru.
Provider lama tidak terdeteksi
Gunakan pengaturan manual. Isi host IMAP, port, dan enkripsi sesuai dokumentasi provider lama.
Test koneksi gagal
Cek apakah IMAP aktif, password aplikasi diperlukan, atau provider lama membatasi login dari server baru.
Migrasi berjalan lambat
Mailbox besar, lampiran banyak, atau rate limit provider lama bisa membuat proses lebih lama. Gunakan mode background.
Status akhir parsial
Sebagian data berhasil, tetapi ada item yang gagal atau warning. Buka ringkasan dan unduh log masalah.
FAQ
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah email lama akan terhapus?
Tidak. Proses migrasi menyalin data dari email lama ke akun sementara RuangMail. Penghapusan data lama tetap dilakukan manual oleh pemilik akun.
Apakah domain sumber harus sama dengan domain tujuan?
Tidak harus. Untuk domain yang masih aktif di provider lama, gunakan akun sementara dari admin RuangMail sebagai tujuan awal migrasi.
Apakah domain utama harus diverifikasi sebelum migrasi?
Tidak untuk domain yang masih aktif di provider lama. Verifikasi domain utama dapat mengubah status domain di RuangMail, jadi lakukan setelah admin memberi instruksi.
Apa yang harus dilakukan setelah migrasi selesai?
Cek folder penting, jumlah data, dan log masalah. Setelah yakin hasilnya benar, hubungi admin untuk proses cutover, verifikasi domain, dan pembuatan mailbox final.
Mulai setelah akun sementara dari admin sudah tersedia.
Jika domain masih aktif di provider lama, buka ticket atau hubungi admin lebih dulu agar migrasi tidak mengganggu email yang sedang berjalan.